Bei ihren Produkten und Dienstleistungen achten Unternehmen ganz selbstverständlich auf durchgängig hohe Qualität. Texten wird häufig nicht dieselbe Sorgfalt gezollt – dabei tragen sie stark zum Außenbild bei und können schlimmstenfalls dazu führen, dass Unternehmen wichtige Kompetenzen abgesprochen werden. Kerstin Brömer zeigt Ihnen, wie Sie mithilfe von Konventionen auch mit Ihren Texten eine perfekte Wirkung erzielen können.
Akzeptanz innerhalb des Unternehmens als wichtiger Erfolgsfaktor
Konventionen genießen innerhalb von Unternehmen oft unterschiedlich hohe Akzeptanz. Während solche zu Design und Layout meist von allen Mitarbeitern mitgetragen und umgesetzt werden, hapert es bei Texten häufig. Der Grund: Für das Layout gibt es in der Regel Vorlagen, die unkompliziert genutzt werden können. Dann erscheinen die Überschriften in den PowerPoint-Folien immer in derselben Größe und derselben Farbe, im Kopfbereich der Word-Dokumente ist das Unternehmenslogo bereits eingebunden und so weiter. Und bei aufwendigeren Layouts kümmert sich die Grafikabteilung oder ein externer Dienstleister um die einheitliche Umsetzung.
Bei Texten ist das meist anders. Für sie sind viele Mitarbeiter in unterschiedlichen Teams zuständig. Der Außendienstmitarbeiter stellt schnell ein Handout zusammen, bevor er zum Kunden fährt, die PR-Abteilung schreibt Pressemitteilungen, während die Fachabteilung einen Flyer zum neuen Produkt verfasst und die Marketingabteilung eine Werbekampagne für eine Zeitung entwirft. Hinzu kommt, dass durch die diversen Rechtschreibreformen in den vergangenen Jahren viele Mitarbeiter verunsichert sind, wie korrekt geschrieben wird. Oder sie denken sich: „Das kann doch eh jeder machen, wie er will.“ Ja, es gibt in einigen, insgesamt aber recht wenigen Fällen mehrere richtige Schreibweisen, dennoch sollte man sich auf eine einigen und diese konsequent anwenden.
Risiken fehlender Konventionen
Anderenfalls riskieren Unternehmen eine negative Wirkung beim Leser, denn wo unterschiedliche Schreibweisen genutzt werden – auch über mehrere Medien hinweg –, kommt beim Leser an, dass entweder eine davon falsch sein muss oder das Unternehmen sich keine Gedanken darüber gemacht hat, welche es nutzen möchte beziehungsweise dies nicht einheitlich umsetzt. Im ersten Fall steht das Unternehmen als inkompetent da. Und dieser Eindruck färbt auch auf andere Bereiche ab. Potenzielle Kunden könnten sich fragen, wie ein Unternehmen, das selbst so etwas Grundlegendes wie die Rechtschreibung nicht beherrscht, in der Lage sein soll, ihm bei seinen komplexen Problemen zu helfen. Im zweiten Fall entsteht der Eindruck, das Unternehmen arbeite schlampig. Auch diese Wirkung möchte man natürlich vermeiden.
Wie Schreibkonventionen Ihrem Unternehmen helfen
Konventionen sorgen nicht nur dafür, dass jederzeit korrekt geschrieben wird, sondern dass Schreibweisen auch immer einheitlich verwendet werden. Jeder Text wirkt dadurch wie aus einem Guss – egal, welches Team oder welche Person dafür verantwortlich zeichnet. Jeder Text – ob Pressemitteilung, Blogbeitrag, Facebook-Post oder Produktblatt – steht mit jedem anderen in Einklang. Das Unternehmen präsentiert sich dadurch einheitlich nach außen, es unterstreicht damit auch seine Kompetenz und seine Sorgfalt. Korrekte, einheitliche Schreibweisen sind mindestens ebenso wichtig wie ein klares Corporate Design. Sie springen vielleicht nicht so offenkundig ins Auge – jeder Fehler und jede Abweichung allerdings durchaus, mit kaum zu kalkulierenden negativen Auswirkungen. Dagegen schützen Schreibkonventionen, indem sie genau solche Fehler und Abweichungen verhindern.
Tipps für Konventionen
Am besten ist es, ein Dokument mit Konventionen anzulegen, das mit der Zeit erweitert und aktualisiert werden kann. Häufig sind solche Dokumente mehrere Seiten stark. Eine gute Basis bieten die folgenden vier Punkte:
- Die erste und wichtigste Konvention sollte lauten, dass grundsätzlich nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung geschrieben wird. Fehler, die leicht als solche zu erkennen sind, schrecken Leser – und damit Kunden – ab. Kreativität ist zwar grundsätzlich begrüßenswert, die sollte sich aber auf Storytelling als Content-Marketing-Maßnahme und auf gekonnte Formulierungen beschränken. Bei Rechtschreibung und Zeichensetzung ist sie fehl am Platz.
- Bei mehreren richtigen Schreibweisen bietet es sich an, den Empfehlungen der Duden-Redaktion zu folgen. So kann man garantieren, dass medienübergreifend und unabhängig von Personen und Zeit einheitlich geschrieben wird.
- Haben fremdsprachliche Begriffe ihren Weg in die deutsche Sprache und in die deutschsprachigen Wörterbücher gefunden, sollten sie entsprechend behandelt werden. Gerade im IT-Bereich trifft das auf viele ursprünglich englischsprachige Fachbegriffe zu, für die es keine deutschen Entsprechungen gibt (oder diese nicht so geläufig sind). Ich empfehle, bei allen Wörtern, die Eingang in den Duden gefunden haben, die dort aufgeführte Schreibweise zu nutzen – und die entsprechenden Regeln zur Beugung zu beachten. So heißt es also Onlineshop (und nicht etwa Online Shop oder Online-Shop), des Internets (und nicht des Internet, also ungebeugt) und E-Mail (statt eMail oder Email). Die in den Klammern angegebenen Alternativen sind schlichtweg falsch und die Leser interpretieren sie als Fehler – was sie auch sind.
- Am besten ist es, möglichst keine oder nur sehr wenige exotische Schreibweisen zu nutzen. Eine Ausnahme können Markennamen sein, also Namen von Unternehmen, Veranstaltungen oder Produkten. Da darf es etwas kreativer zugehen. Gerade hier ist es aber besonders wichtig, dass diese Begriffe immer einheitlich geschrieben werden. In den Konventionen sollten diese Namen also einzeln in ihrer gewünschten Schreibweise genannt werden, sodass alle, die Texte produzieren, sie schnell nachschlagen können. Doch Vorsicht: Es ist nicht sinnvoll, beispielsweise die Namen von Unternehmenseinheiten beziehungsweise Teams mit ungewöhnlichen Schreibweisen auszustatten. Denn häufig sind sie nach Themen benannt, die Begriffe tauchen also oft auch unabhängig von der Organisationseinheit im Text auf, wenn sich beispielsweise die Online-Abteilung um den Onlineauftritt kümmert. Gerade hier lauert die Gefahr der uneinheitlichen Schreibweisen, dass also innerhalb eines Textes dieselben Wörter mal so und mal anders geschrieben oder zusammengsetzt werden – mit den oben aufgeführten Risiken.
Wichtig ist natürlich, dass alle Personen, die Texte für das Unternehmen verfassen, diese Konventionen ausgehändigt bekommen. Das schließt externe Dienstleister mit ein. Nur so lässt sich garantieren, dass jederzeit identisch geschrieben wird – und dass diese Texte Ihr Unternehmen bestmöglich repräsentieren.
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