Schlagwort: E-Mail

FRESH INFO +++ korrekt

Skandal um „Nigger line 780“

Warum der Teufel im Detail steckt

von Nicole Chemnitz

Aussagekräftige, richtig geschriebene Namen sind nicht nur ein nettes Detail, sondern das A und O der Unternehmenskommunikation. (Fast) nichts ist schlimmer, als wenn Kundin Müller im Brief mit Herr angesprochen, ihr Name falsch geschrieben ist oder sie gar mit ganz falschem Namen adressiert wird. Wenn der Empfänger sich schon über die Anrede ärgert, wird er der Botschaft gegenüber kaum aufgeschlossen sein. Journalisten schütteln den Kopf über die Pressemitteilung „Thema_v2_nh_vv_nj_final“ oder das Foto 123.jpg. Und selbst der beste Mitarbeiter verliert den Überblick, worum es in der E-Mail mit dem Betreff „AW:AW:AW: Anfrage“ eigentlich noch geht.

Shitstorm hausgemacht

Noch schlimmer traf es gerade PB Tech, dem nach eigenen Angaben größten Computing- und IT-Dienstleister Neuseelands: Ein schwarzes Banner, das im Newsletter nicht korrekt lud, enthüllte den Dateinamen des Elements als „Nigger line 780„. Ein Posting des entsprechenden Screenshots auf dem Social-News-Aggregator reddit später und der Shitstorm war perfekt. Das Unternehmen war nach eigenen Aussagen schockiert über diesen „groben Beurteilungsfehler eines Junior-Teammitglieds“ und reagierte unter anderem darauf, indem es nun einen Keyword-Filter für die Mailplattform hinterlegt.

Mal abgesehen davon, dass ich nicht weiß, ob jemand gerade dieses Wort gesperrt hätte und wir Kunden haben, die sich etwa rechtlich mit Kinderpornografie auseinandersetzen, was beim Filtern für erschwerte Kommunikation sorgen würde – der Ansatz im Unternehmen sollte natürlich viel früher erfolgen. Hier ein paar wichtige Tipps:

  • Die Wahl von Name/Bezeichnung/Betreff, die binnen Sekunden fällig ist, sollte immer wohl überlegt sein und im Zweifel auch noch mal geprüft werden.
  • Achten Sie auf treffende Namen für Dateien und Betreffzeilen. Das erleichtert auch Ihnen das Wiederauffinden.
  • Vorsicht vor internen Scherzbenennungen von Dateien oder Kunden-Spitznamen und Lästereien in E-Mails. Solche Dinge haben gern mal die Tendenz, in die falschen Hände zu geraten.
  • Prüfen Sie Ihren Adressverteiler auf Buchstabendreher, unlogische Schreibweisen, falsche Titelzuordnungen etc. und werten Sie damit Ihre Kommunikation deutlich auf.
  • Sensibilisieren Sie Kollegen, Mitarbeiter, Familienmitglieder, damit sie die Bedeutung von Namen zu schätzen wissen.

Foto © IrinaBraga | iStockphoto.com

 

Webseite für Computacenter und Hewlett Packard Enterprise

Durch die Wüste zur neuen Umsatzdimension

Mehr als 100 Millionen Euro gemeinsamer Umsatz sind ein guter Grund zum Feiern. Das haben sich auch Computacenter (CC) und Hewlett Packard Enterprise (HPE) gedacht und uns zum Jahresende eine herausfordernde Aufgabe gestellt: Wir sollten ein Konzept entwickeln, um den beteiligten Mitarbeitern der beiden Unternehmen in einem ansprechenden Rückblick ihren besonderen Erfolg zu visualisieren.

FRESH INFO +++ CEO Fraud

Betrug im Namen des Chefs

von Nicole Chemnitz

Milliardenschäden durch E-Mail-Abzocke

Mitarbeiter kennen sich mittlerweile mit Spam- und Phishing-Mails aus und fallen nicht mehr darauf herein. Dass dies ein Irrglaube ist, zeigt der so genannte CEO Fraud oder Chef-Trick, der immer weiter auf dem Vormarsch ist und längst nicht nur große Konzerne um viel Geld bringt. In den vergangenen drei Jahren verursachten diese Betrugsfälle in den Unternehmen laut FBI einen Schaden von 2,3 Milliarden US-Dollar, das Bundeskriminalamt verzeichnete rund 250 solcher Vorfälle mit etwa 110 Millionen Euro Gesamtschaden. Doch was macht die Masche so gefährlich?

Gute Vorbereitung

Beim CEO Fraud schicken die Cyberkriminellen nicht einfach auf gut Glück eine E-Mail – sie scheuen keinen Aufwand! Sie suchen im Internet nach Mitarbeiterinformationen, Partnerunternehmen, potenziellen Übernahmekandidaten, aktuellen Plänen, sie recherchieren in Fachzeitschriften, Firmenbroschüren, Sozialen Netzen und im Handelsregister. Wenn alles nicht hilft, rufen sie sogar an mit einem „Rechnungsproblem“ und erfragen beispielsweise den Zuständigen in der Buchhaltung.

Ausgeklügelte Durchführung

Gewappnet mit diesem Wissen geben sie sich meist als Chef des Unternehmens aus und fordern per E-Mail einen zuständigen Mitarbeiter auf, einen größeren Geldbetrag auf ein ausländisches Konto zu überweisen, etwa für eine Rechnung, eine Übernahme, die Regelung einer rechtlichen Angelegenheit, einen Kauf. Dabei appellieren sie oft an die Integrität des Mitarbeiters und erbitten äußerste Diskretion. Die Informationen sind so detailliert und genau, Rechtschreibfehler sucht man vergebens und auch die Absender-Adresse wirkt echt. Hinzu kommt, dass es teilweise nicht bei einer einmaligen Mail bleibt, sondern ein Mailwechsel oder sogar begleitende Telefonate einhergehen.

Ausnutzen des Faktors Mensch

Bei der Betrugsmasche ist der Mensch an sich das entscheidende Zünglein an der Waage. Fühlt der Mitarbeiter sich geehrt, diese wichtige Bitte seines Chefs exklusiv erfüllen zu dürfen oder fürchtet er „Konsequenzen von oben“ bei Nichtbeachtung, dann ist der Fehler schnell passiert und das Geld natürlich weg. Doch schreibt einem der Chef persönlich von augenscheinlich seiner E-Mail-Adresse, mit korrekter Anrede, einer klaren Aufgabe und der Forderung, es niemandem zu sagen und ihn nicht darauf anzusprechen – wie viele würden sich dem widersetzen?

Wichtig: Mitarbeiter sensibilisieren

Und genau da ist es nötig, die Mitarbeiter schon vorab ins Boot zu holen und ihnen genau zu erklären, wie diese Betrugsmasche funktioniert. Bei ungewöhnlichen Zahlungsanweisungen sollten sie jedes Detail überprüfen, nicht nur die korrekte Schreibweise, sondern auch etwa den Sprachstil, also klingt das so, wie die anderen Mails meines Chefs? Darüber hinaus sollten klare Zuständigkeiten und Prozesse festgelegt werden, darunter Abwesenheitsregelungen und wenn möglich das Vier-Augen-Prinzip. Außerdem sollten die Unternehmen ihre Mitarbeiter ermutigen, lieber einmal mehr nachzufragen und solche Anweisungen zu verifizieren, beim Chef, aber nicht durch Klick auf Antworten, sondern durch manuelle Eingabe der E-Mail-Adresse oder Anruf einer bekannten Nummer.

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Footage zu 30 Jahre E-Mail

Es ist inzwischen 30 Jahre her, dass die erste E-Mail Deutschland erreichte. Der Empfänger war der heutige eco Vorstandsvorsitzende Professor Michael Rotert. Ein guter Anlass für den Verband der deutschen Internetwirtschaft, entsprechendes Footage-Material für die Presse produzieren zu lassen.